logo
Autentificare   

Autentificare clienti

Arhivarea documentelor

Ce trebuie să știi despre arhivarea documentelor !

Entitățile economice, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.

Păstrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Registrele și documentele justificative si contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiții corespunzătoare.

Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.

Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiinta organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile și în alte locații decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt pastrate corespunzător.

Termenul de păstrare :

  • State de salarii - 50 de ani,
  • Registre si documente justificative si contabile - 10 ani cu începere de la data încheierii exercitiului financiar în cursul caruia au fost întocmite.
  • Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile în conformitate cu prevederile Codului fiscal - 5 ani după expirarea perioadei în care se poate solicita ajustarea deducerii.
  • Documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durata de viață mai mare de 10 ani - pe perioada de utilizare a bunurilor.
  • Documentele prevăzute în anexa nr. 4 -  5 ani dacă necesitățile proprii ale unității nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

În caz de încetare a activitatii entitățiilor economice, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările si completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, dupa caz.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu urmatoarele reguli generale:

  • documentele se grupează în dosare, numerotate, șnuruite si parafate;
  • gruparea documentelor în dosare se face cronologic și sistematic, în cadrul fiecarui exercițiu financiar la care se referă acestea. În cazul fuziunii sau al lichidării societatii, documentele aferente acestei perioade se arhivează separat;
  • dosarele continând documente justificative și contabile se pastrează în spații amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
  • evidența documentelor la arhivă se ține cu ajutorul Registrului de evidență, potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele si documentele intrate în arhivă, precum si mișcarea acestora în decursul timpului.

Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmeste un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.

 

 Surse : Codul muncii. Varianta PDF o puteţi descărca aici.

calendar evenimente
CECCAR
ceccar
contract1
contract2
contract3
fac
twit