Entitățile economice, au obligația păstrării în arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum și a documentelor justificative care stau la baza înregistrării în contabilitate.
Păstrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.
Registrele și documentele justificative si contabile se pot arhiva, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, de către alte persoane juridice române care dispun de condiții corespunzătoare.
Și în acest caz, răspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității beneficiare.
Unitatea care a încredințat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiară, va înștiinta organul fiscal teritorial de care aparține despre această situație.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, să prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.
Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile și în alte locații decât la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dacă consideră că acestea nu sunt pastrate corespunzător.
Termenul de păstrare :
În caz de încetare a activitatii entitățiilor economice, documentele contabile se arhivează în conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societățile comerciale, republicată, cu modificările si completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, dupa caz.
Arhivarea documentelor justificative si contabile se face în conformitate cu prevederile legale și cu urmatoarele reguli generale:
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a expirat se face de către o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, după caz. În această situație se întocmeste un proces-verbal și se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidență al arhivei.
Surse : Codul muncii. Varianta PDF o puteţi descărca aici.