logo
Autentificare   

Autentificare clienti

Criterii minimale programe informatice

Ştii care sunt criteriile minimale ale programelor informatice utilizate în activitatea economico-financiară ?

Sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei unități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute în vedere urmatoarele:

  • cuprinderea în procedurile de prelucrare a reglementarilor în vigoare si a posibilității de actualizare a acestor proceduri, în funcție de modificările intervenite în legislație;
  • cunoașterea adecvată a funcțiilor sistemului de prelucrare automată a datelor de către personalul implicat și respectarea acestora;
  • gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protecției lor împotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialității datelor din sistemul informatic;
  • stabilirea tipului de suport pentru păstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieșire;
  • soluționarea eventualelor erori care pot să apară în funcționarea sistemului informatic;
  • verificarea completă sau prin sondaj a modului de funcționare a procedurilor de prelucrare prevăzute de sistemul informatic;
  • verificarea totală sau prin sondaj a operațiunilor economico-financiare înregistrate în contabilitate, astfel încât acestea să fie efectuate în concordanță strictă cu prevederile actelor normative care le reglementează;
  • verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

Sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la urmatoarele criterii considerate minimale:

  • asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
  • precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;
  • fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regasească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât si organele de control;
  • asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare;
  • asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;
  • să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care sa respecte prevederile Legii Contabilitații;
  • să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
  • nu permită inserari, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
  • să asigure urmatoarele elemente constitutive ale înregistrarilor contabile:
    • data efectuării înregistrării contabile a operațiunii;
    • jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile;
    • numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
  • asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;
  • să asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz:
    • tipul documentului sau al situatiei;
    • denumirea unității;
    • perioada la care se referă informația;
    • datarea listărilor;
    • paginarea cronologică;
    • precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;
  • asigure listarea ansamblului de situatii financiare și documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;
  • asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;
  • permită, în orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de înregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;
  • nu permită:
    • deschiderea a două conturi cu același simbol;
    • modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont;
    • suprimarea unui cont în cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine înregistrari sau sold;
    • editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;
  • să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani (exercitii financiare), în mod automat sau manual;
  • să prevada în documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:
    • monopost sau multipost;
    • monosocietate sau multisocietate;
    • rețea de calculatoare;
    • portabilitatea fișierelor de date;
  • precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
    • preluari pe loturi cu control ulterior;
    • preluari în timp real cu efectuarea controlului imediat;
    • combinarea celor doua tipuri;
  • permită culegerea unui numar nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;
  • posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatării optime a acestora;
  • respecte reglementarile în vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

Elaboratorii de programe informatice au obligația de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind întreținerea si adaptarea produselor livrate, precum și clauze privind eliminarea posibilităților de modificare a procedurilor de prelucrare automată a datelor de către utilizatori.

Unitățile de informatică sau persoanele care efectuează lucrări cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automată a datelor poartă răspunderea prelucrării cu exactitate a informațiilor din documente, iar beneficiarii răspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

Utilizatorul trebuie:

  • să se asigure de perenitatea documentației, a diferitelor versiuni ale produsului-program;
  • să organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel încât informațiile să poată fi reprocesate;
  • să dețină la sediul său, pe perioada neprescrisă, manualul de utilizare complet și actualizat al fiecarui produs-program utilizat.

Pe perioada neprescrisă se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul.

Daca unitatea, în cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere între datele arhivate si versiunile noi ale produselor-program si ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie "împrospatate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

Responsabilitățile ce revin personalului unității cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

 

 Surse : Codul muncii. Varianta PDF o puteţi descărca aici.

calendar evenimente
CECCAR
ceccar
contract1
contract2
contract3
fac
twit