Formele de înregistrare în contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate între ele, care servesc la înregistrarea cronologica si sistematica în contabilitate a operatiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exercitiului financiar.
Principalele forme de înregistrare în contabilitate a operatiunilor economico-financiare în cazul unitatilor care conduc contabilitatea în partida dubla sunt:
În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele registre si formulare care se utilizeaza sunt:
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologica a tuturor operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative.
Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A).
Notele de contabilitate se întocmesc pe baza de note justificative sau note de calcul si se înregistreaza în mod cronologic în Registrul-jurnal.
Unitățile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operațiuni, cum sunt:
Lunar sau la alta perioada prevazută de lege, în fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare înregistrate în cursul lunii (perioadei), totaluri care se înscriu în Registrul-jurnal.
Contabilitatea analitică se poate ține fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fișa de cont analitic pentru valori materiale, fișa de cont pentru operațiuni diverse etc.) sau specifice, folosite în acest scop.
Pentru unele conturi, pe lânga jurnalul privind operațiunile de credit se întocmește și situația privind operațiunile de debit.
Înregistrarile în jurnale se fac în mod cronologic în tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfârsitul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare întocmite pentru operatiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic în acestea.
Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabila care cuprinde toate conturile sintetice si reflecta existenta si miscarea tuturor elementelor de activ si de pasiv la un moment dat.
Cartea mare serveste la stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor conturilor si sta la baza întocmirii balantei de verificare.
Pentru stabilirea rulajelor se preia în Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabileste prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.
Soldul debitor sau creditor al fiecarui cont se stabileste în functie de rulajele debitoare si creditoare ale contului respectiv, tinându-se seama de soldul de la începutul anului, care se înscrie pe rândul destinat în acest scop.
Balanta de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea înregistrarii corecte în contabilitate a operatiunilor efectuate si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se întocmesc raportarile contabile stabilite potrivit legii.
Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balantele de verificare ale conturilor analitice se întocmesc cel putin anual, la încheierea exercitiului financiar sau la termenele de întocmire a raportarilor contabile, la alte perioade prevazute de actele normative în vigoare si ori de câte ori se considera necesar.
În cadrul formei de înregistrare "maestru-sah", principalele registre si formulare care se utilizează sunt:
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizează pentru înregistrarea cronologică a tuturor operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, la fel ca în cazul formei de înregistrare "pe jurnale".
În vederea înregistrării în Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrarii contabile (sortare pe feluri de operatiuni, verificare, evaluare, contare). Daca pentru acelasi fel de operatiuni exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza cu ajutorul documentelor cumulative întocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflecta asemenea operatiuni.
Pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative se întocmeste Nota de contabilitate (cod 14-6-2A).
Cartea mare (sah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a înregistrarilor contabile în conturile sintetice.
Înregistrarile în Cartea mare (sah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative si a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de câte ori este nevoie. Înregistrarea în acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedata de înregistrarea în Registrul-jurnal.
La sfârsitul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (sah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor si ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie sa fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv.
Contabilitatea analitica se tine cu ajutorul formularelor comune (fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite în acest scop.
Balanța de verificare se întocmeste pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (sah), respectiv din fisele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic.
Pentru verificarea înregistrarilor în contabilitatea analitica se pot întocmi balante de verificare analitice. La institutiile publice, balantele de verificare sintetice se întocmesc lunar, iar balantele de verificare analitice, cel mai târziu la sfârsitul trimestrului pentru care se întocmesc situatiile financiare.
În cazul utilizarii formei de înregistrare combinată "maestru-sah cu jurnale", pe lânga fomularele menționate la forma de înregistrare "maestru-sah" se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale".
În Cartea mare (șah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite în jurnal se înscriu atât în coloana destinată rulajului debitor sau creditor, cât si în coloanele conturilor corespondente.
La instituțiile publice și persoanele juridice fără scop patrimonial se poate folosi forma de înregistrare în contabilitate "maestru-sah simplificat". În acest caz, contabilitatea sintetica se ține pe fișe de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22 si 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic în Cartea mare (șah), iar contabilitatea analitică se ține pe fișele menționate la forma de înregistrare "maestru-sah".
Surse : Codul muncii. Varianta PDF o puteţi descărca aici.
