Se poate folosi fie câte un registru pentru fiecare grupa de mijloace fixe, fie un registru pentru mai multe grupe, în functie de numarul mijloacelor fixe existente si al celor care urmeaza a intra în unitate.
În scopul asigurarii controlului asupra existentei mijloacelor fixe, se atribuie fiecarui mijloc fix, care constituie obiect de evidenta, un numar de inventar în momentul intrarii în unitate prin achizitionare, construire, confectionare, transfer etc. (cu exceptia celor luate cu chirie), care se consemneaza în registrul numerelor de inventar. Numerele de inventar atribuite mijloacelor fixe care circula prin schimb (tuburi pentru oxigen, butoaie etc.) nu se imprima pe acestea.
Numerotarea mijloacelor fixe în cadrul registrului se face, de regulă, în ordinea succesivă a numerelor si/sau pe grupe de mijloace fixe.
Numarul de inventar atribuit unui mijloc fix urmeaza sa fie trecut în toate documentele care privesc mijlocul fix respectiv.
Numarul de inventar atribuit se imprimă direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se gravează pe o placuţă ce se fixează pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care să asigure identificarea mijlocului fix respectiv.
Pe fiecare obiect este obligatoriu să se imprime şi initialele unităţii căreia îi aparţin mijloacele fixe respective.
Pentru mijloacele fixe complexe (formate din mai multe obiecte componente) si pentru mijloacele fixe a caror evidenta se tine pe tronsoane (conducte de distributie gaz metan, drumuri, linii electrice etc.), pe fiecare obiect se indica numarul de inventar atribuit. În aceste cazuri, este necesar ca, pe lânga numarul de inventar respectiv, sa se foloseasca si numere suplimentare.
Numerele de inventar ale mijloacelor fixe transferate altor unitati sau scoase din functiune nu pot fi atribuite altor mijloace fixe intrate în unitate. Aceste numere ramân libere pâna la renumerotarea mijloacelor fixe, când se întocmeste un nou registru al numerelor de inventar.
Mijloacele fixe închiriate se evidentiaza în contabilitatea unitatii care le-a luat cu chirie, în conturi în afara bilantului, cu numerele de inventar atribuite de unitatea care le-a dat cu chirie.
Se pastreaza pe grupe de mijloace fixe, în ordinea codurilor din clasificarea imobilizarilor corporale conform legislatiei în vigoare, iar în cadrul acestora, fisele mijloacelor fixe se grupeaza pe locuri de folosinta.
Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se evidentiaza separat.
Se întocmeste în doua exemplare de catre persoana desemnata de compartimentul care dispune miscarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-sef, energetic-sef, administrativ etc.).
Serveste ca:
- document de constatare a îndeplinirii conditiilor necesare scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decât mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale;
- document de consemnare a scoaterii efective din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar în folosinta sau de declasare a bunurilor materiale;
- document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, precum si din scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;
- document justificativ de înregistrare în evidenta magaziilor (depozitelor) si în contabilitate.
2.Se întocmeste în doua exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de inventar în folosinta si bunuri materiale aflate în gestiunea unui singur gestionar, pe baza documentatiei prevazute în normele legale (nota privind starea tehnica a mijlocului fix propus a fi scos din functiune, deviz estimativ al reparatiei capitale, act constatator al avariei, avize, nota justificativa privind descrierea degradarii bunurilor materiale, specificatia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).
Surse : Ordin 3512 din 27.11.2008 privind documentele financiar contabile. Varianta PDF o puteţi descărca aici.