logo
Autentificare    Înregistrare

Autentificare clienti

Specialist în software

 

Expertul  în software de contabilitate şi gestiune participă la implementarea de catre BDC a procedurilor contabile specifice activităţii tale, supervizează sistemul informaţional în ideea accelerării transferului fluxului de informaţii între diferitele departamente, configurează rapoarte la cererea Clientului.

El analizează împreună cu Managerul de proiect şi echipa BDC, procesele de business folosite in compania ta şi le vor transmite în cerinţe pentru sistemul informatic.

 

Specialist in software de contabilitate si gestiune
 

 

Care este rolul specialistului în software?

 

 

Specialistul nostru este în contact permanent prin instant messenger, email, telefon cu personalul clientului : Manageri client, Responsabilul contabilitatea primară, Operatoratorii de date, etc.. Deasemenea conlucrează cu colegii de echipă Managerul de proiect, Expertul contabil, Consultantul fiscal, Expertul în salarizare personal si HR.

 

Unde au clienţii nevoie de Specialistul nostru în software de contabilitate şi gestiune :

  •  A. La implementare

  • Analiza sistemului contabil existent
  • Analiza echipamentelor hardware
  • Analiza fluxului de informatii in organizatia client
  • Analiza fiselor de post pe angajati
  • Instalarea aplicatiilor pe server
  • Instalarea aplicatiilor pe statiile de lucru
  • Verificarea instalarii / conexiunilor in retea
  • Configurarea sistemului
  • Instalarea modelelor, configurarea formularelor
  • Personalizare articole contabile, plan de conturi, reţete, etc
  • Instruirea operatorilor cf fisei de post
  • Supervizare mod de lucru operatori
  • Verificare preluare date din vechiul sistem
  • Verificare documente curente
  • Verificare export, inchideri, chei de control, jurnale de TVA
  • Cauzele erorilor, clarificari
  • Receptionarea implementarii de catre client si preluarea in service

Pe parcursul a 20 ani de implementari de sisteme contabile, am creat o serie de proceduri de implementare care să asigure un succes deplin al acestui proces. Implementarea sistemului contabil este privită ca un proiect complex, care implică deplina colaborare dintre doua echipe: echipa de implementare din partea biroul-de-contabilitate.ro si echipa responsabilă de implementare din partea Beneficiarului. Principala condiţie pentru succesul implementării îl reprezintă o bună comunicare între cele două echipe.

Proiectul de implementare este impartit pe mai multe etape principale, impartite la randul lor pe mai multe faze.

Etapele si fazele implementarii

  • Etapa I - Analiza
    • Faza 1 - Prezentarea modalitatii de desfasurare a implementarii si a factorilor de risc
    • Faza 2 - Prezentarea datelor de pregatit de catre client
    • Faza 3 - Analiza echipamentelor hardware
    • Faza 4 - Analiza fluxului de informatii in organizatia client
    • Faza 5 - Analiza fiselor de post pe angajati
  • Etapa II - Instalarea
    • Faza 1 - Instalarea aplicatiei WinMentor pe server
    • Faza 2 - Instalarea aplicatiilor pe statiile de lucru
    • Faza 3 - Verificarea instalarii / conexiunilor in retea
  • Etapa III - Configurarea ERP-ului
    • Faza 1 - Instalarea modelelor, configurarea formularelor
    • Faza 2 - Personalizare articole contabile, plan de conturi, reţete, etc...
  • Etapa IV Training / Supraveghere
    • Faza 1 - Instruirea operatorilor conform fişei de post
    • Faza 2 - Supervizarea modului de lucru al operatorilor
    • Faza 3 - Verificare preluare date din vechiul sistem
    • Faza 4 - Verificare documente curente
    • Faza 5 - Verificare export, inchideri, chei de control, jurnale de TVA
    • Faza 6 - Cauzele erorilor, clarificari
    • Faza 7 - Receptionarea implementarii de catre client si preluarea in service

 

In practică, la o implementare vor participa două echipe: 

1. Echipa BDC, condusă (coordonată) de managerul de proiect. În această echipă mai intră şi eprtul contabil, personalul de suport tehnic al Help Soft, care se ocupă cu preluări de baze de date, testări, etc, precum si programatori, care lucreaza la modificarile necesare pentru acel proiect de implementare. De reţinut ca principala îndatorire a managerului de proiect este să coordoneze aceasta echipă, astfel încât:

- sa aibă disponibile resursele de care are nevoie (personalul de la suport tehnic, programatori, materiale, etc)

- sarcinile (acţiunile) echipei să decurga conform planificării şi să nu sufere intarzieri

 

2. Echipa Beneficiarului, care este condusă de Responsabilul cu contabilitatea primară şi-sau Directorul economic. Mai fac parte şefii departamentelor care sunt implicate în acţiunea de informatizare dar şi cele care sunt afectate (chiar in mică masură) de aceasta informatizare. De asemeni, din echipa beneficiarului fac parte specialiştii pe domenii, precum şi utilizatorii implicaţi direct în operarea software-ului. Responsabilul de implementare, ca manager de proiect, trebuie sa aibă putere de decizie pentru a tranşa eventualele conflicte care pot apare (chiar între sefii de departamente). Ca şi la echipa BDC, el are responsabilităţi privind alocarea resurselor, disponibilitatea acestora si realocarea lor, daca este necesară. 

 

Managementul riscurilor

Proiectul de implementare este vulnerabil dacă nu se cunosc sau se ignoră riscurile la care este supus.

Aceste riscuri, care trebuie monitorizare permanent, sunt:

1. Lipsa implicarii managementului organizatiei beneficiar, in contextul unor schimbari substantiale care însoţesc de obicei o implementare a unui sistem contabil. Implementarea presupune in primul rând un vârf de activitate, de multe ori chiar dublarea eforturilor din partea angajaţilor organizaţiei beneficiar. Aceste eforturi trebuie sa fie sustinute de management, în special prin prezentarea scopurilor, a obiectivelor intentionate prin implementarea noului sistem contabil şi informatic.

2. Lipsa de interes din partea angajatilor organizatiei beneficiar. Trecerea la un nou sistem informatic inseamna un efort suplimentar din partea angajatilor, care trebuie sa invete si sa se acomodeze cu noul sistem, precum si eforturi substantiale in ceea ce priveste introducerea unui nou set de date (solduri / stocuri initiale). Trecerea la noul sistem informatic poate insemna noi atributiuni pentru angajati, ceea ce reprezinta un stres suplimentar in cadrul procesului de implementare. Este important ca angajatii sa inteleaga beneficiile pe care le vor avea prin implementarea noului sistem, faptul ca acest varf de activitate se va incheia odata cu implementarea si ca volumul lor de munca va fi mult mai redus.

3. Lipsa unui flux clar de informaţii şi a unor proceduri clare de lucru în cadrul organizaţiei beneficiar. Implementarea unui sistem informatic poate sa scoată la iveală diverse slăbiciuni ale fluxului de informaţii din firmă, care trebuie sa fie gândite şi transformate în proceduri de lucru înainte de a fi transpuse în sistemul informatic.

4. Sprijinul logistic inadecvat, prin lipsa unor echipamente conform specificatiilor BDC . Deasemeni, achiziţia de echipamente necesare noului sistem (case de marcat, PDA-uri, etc) trebuie să fie facută conform planificării, fără întârzieri, pentru a nu întarzia alte sarcini.

  

Alte costuri ale implementarii

Implementarea unui sistem informatic presupune o serie de costuri suplimentare, care nu apar în oferta furnizorului de software. Aceste costuri sunt legate de implicarea echipei care se ocupa de implementare din partea Beneficiarului, in activităţile specifice pe durata implementarii, dupa cum urmează :

1. Achizitiile de echipamente hardware si unelte software necesare (licente S.O., etc...)

2. Timpul si resursele alocate pentru participarea la analiza de preliminare si analizele de pe tot parcursul a responsabilului de implementare din partea Beneficiarului, precum si a managerilor de departamente care participa la analize

3. Timpul si resursele alocate pentru intocmirea documentatiei necesare in cursul analizei, respectiv completarea chestionarelor solicitate de BDC si a rapoartelor solicitate

4. Costurile aferente deplasarii si cazarii personalului BDC care realizeaza implementarea, in cazul in care punctele de lucru ale Beneficiarului se află în alte localitîţi decât cele în care BDC are puncte de lucru. Aceste costuri vor fi suportate direct de catre beneficiar sau se vor refactura la preţul de cost.

5. Costurile cu orele de implementare suplimentare, dacă implementarea depaseste numarul de ore alocat prin proiect, datorita neimplicarii managementului sau personalului beneficiarului in acest proiect.

 

 

calendar evenimente
CECCAR
ceccar
contract1
contract2
contract3
fac
twit